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設定不同等級的優(yōu)先權

　　伯利恒鋼鐵公司的總裁曾向艾維李請教提升工作效率的方法。艾維李給出這樣的建議:確定各項需處理的工作任務;將其優(yōu)先順序?qū)?/span>于紙上;根據(jù)紙上所寫的順序，從第一件開始去執(zhí)行。

　　總裁對于這3個建議將信將疑，但仍然按照要求將次日所需處理的工作預想一遍，從第1項到第6項排好優(yōu)先順序，然后寫在一張紙上，次日到公司依次執(zhí)行。結(jié)果，他驚奇地發(fā)現(xiàn)工作效率明顯提高。

　　能將6個事項全部完成的人幾乎少之又少。但如果完成了前4項工作，那么已經(jīng)完成了最重要或較重要的工作，工作效率自然得以提高。

3步建立工作優(yōu)先權

　　確定工作優(yōu)先級別，建立時間表，讓精力持續(xù)專注于主要職責，這是建立工作優(yōu)先權的重要方法。在華為，管理者和員工們?yōu)榻⒖?/span>學的工作優(yōu)先權，通常遵循以下3個步驟。

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　　有效安排計劃表

　　清楚個人職責的現(xiàn)有價值后，管理者和員工會計算團隊或個人完成工作所需的時間，并為每項職責確認兩個數(shù)值。

　　每個月花在工作上最少而有效的精力—若少于這項數(shù)值，將無法完成任何工作。

　　每個月花在職責上最適宜且有效的精力—這項數(shù)值可以平衡我們所耗費的精力。

　　在華為的一次時間管理培訓中，員工張克(化名)提出一個問題:如果計劃提高專業(yè)技能水平，那么多長時間才是適宜的?培訓師建議他每個月最少使用5個小時。如果使用的時間太少，可能無法趕上進度。而最適合的時間是10個小時，這足夠讓張克應對工作中的變化。

　　然后，建立最少且最適宜的精力分配法，以免將過多或過少的注意力放在一項職責上，也就限定了所需的時間，使任務執(zhí)行者盡快達成目標。

　　合理分配精力

　　確定個人的職責、理想的時間和優(yōu)先權后，管理者或員工會計算并分配對每一個項目應耗費的注意力，使整個團隊或個人專注于最重要的工作，并利用剩下的時間去做那些較不重要的工作。這種方法可以自主控制時間，并能完成更多的工作，避免了大量的工作時間為瑣事所占據(jù)的情況。

　　時間預算:了解優(yōu)先選擇的工作任務、員工個人潛力和所需的時間，然后每個月寫下佑計時間。

　　立即調(diào)查:根據(jù)崗位職責來分配時間，及時做出必要、適當的調(diào)整。采取適當?shù)姆峙涫亲詈玫姆绞剑驗榉峙湓骄唧w，工作效率越高。

　　隨后調(diào)整:調(diào)整事先所做的分配，最大限度地減少相對不重要的工作任務。新方法產(chǎn)生有效影響后，每個月將節(jié)省更多的時間。

　　持續(xù)地工作

　　擬出履行主要職責的計劃后，管理者或員工即可專心地采取行動，用心處理重要的任務，因為精力的持續(xù)專注是提高效率的關鍵。

　　不間斷地工作:將一星期的任務在日歷上做出標記，這些標記代表著管理者或員工對每項任務的時間安排，待一項任務完成后，再接下去完成另一項任務。

　　不改動原時間表:事先確定不間斷的工作時間，可幫助管理者或員工在期限截止前做好所有重要事務，并維持一個工作流程，避免工作草草收尾的情況。

　　評估自己的表現(xiàn):定期進行自我反省，確認自己是否始終堅定不移地向一個目標邁進，并參照當前的工作方式去核查所取得的成果是否合乎要求。為了得到更精確的結(jié)果，可以針對履行職務、及時完成工作、有效地分配精力、對新方式的滿意程度及本月成就等項目給自己打分。

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